Samtlige som benytter seg av tjenester fra Arkitekt Sandmark vil få innsyn i sitt eget prosjekt via en app og nettside som kalles monday.com. All kommunikasjon vil foregå via denne appen. Da slipper vi at det er e-poster som blir borte i mengden med e-poster og hvis du har kommentarer eller tilleggsinfo kan dette skrives inn på et felt for den spesifikke tegningen. Byggmestre eller utbygger som er tilbakevendende kunder vil få egen side hvor dere kan bestille oppdrag direkte i appen og få en samleside med alle dere oppdrag. Dere vil derfor ha full oversikt over hva som er bestilt og status på dette prosjektet.

Bedriftside

Alle proffkunder vil få opprettet en side (engelsk: board) hvor alle deres prosjekter samles på monday.com. Denne siden vil fungere som en bedriftsside og vil være den siden hvor alle dine nye prosjekter blir registrert. Revisjoner bestilles på de detaljerte sidene under det spesifikke prosjektet. Der er det også muligheter for å dele filer og legge igjen beskjeder.

Opprette gratis bruker

Når du har opprettet konto (invitasjon fås ved første bestilling/tilbud hos Arkitekt Sandmark) vil du få tilgang til denne siden. Du vil få en e-post med invitasjon fra meg via monday.com og må opprette en gratis bruker. Med andre ord så er det et brukernavn og passord du oppretter. Du vil bli invitert som gjest på denne siden og har begrensede muligheter for endringer. Strengt tatt er det eneste du trenger å gjøre å opprette en bruker, gå inn på siden, laste ned kontrakten som signeres og lastes så opp igjen på det aktuelle prosjektet. Når det er gjort kan du trykke OK/Godkjent og jeg får beskjed om å gå videre i prosessen.

Når du har opprettet deg en bruker kan det være greit og justere profilinnstillingene så klokkeslett bli oppgitt med 24 timersklokke og at du slår av unødvendige varsler fra monday.com slik at du kun får beskjed på e-post når noe vesentlige endringer har skjedd som:

• Assigns you to an item (når jeg vil du skal godkjenne noe)
• Replies to your update (kjekt å vite at du har fått svar)
• Mentions you in a post or reply (det er noe du må vite)
• Subscribes you to a board/item/team (du har fått mer innsyn…sjekk ut)

Laster du ned appen til monday.com trenger du ikke noen oppdateringer da du får dette direkte i appen.

Enklere bestillinger

Jeg vil legge inn ditt første prosjekt manuelt og dette vil komme som en enkel linje på bedriftssiden din. Der vil du få et pristilbud fra meg som må godkjennes før jeg setter igang med en videre prosess. Når tilbudet er akseptert, kontrakt signert og du har trykket på statusknappen så den blir grønn (godkjent) så vil jeg opprette en underside som kun gjelder dette ene prosjektet. En lenke vil stå i siste kolonne under det aktuelle prosjektet på bedriftsiden som lenker til opprettet prosjektside. Dette for at det skal være enklere for deg å komme til riktig prosjekt.

Etter at en bedriftside er opprettet vil du få en lenke til et skjema som er unikt for din bedrift. Ved å fylle ut dette skjemaet hver gang du ber om et tilbud eller bestiller et oppdrag vil din nye bestilling automatisk legge seg øverst på bedriftssiden. Du vil motta et tilbud for hvert prosjekt du legger inn.

Lenke til skjemaet vil bli gjort tilgjengelig på bedriftssiden. Her er et eksempel på et skjema.

Prosjektsider

Utformingen på prosjektsiden skreddersys så det passer dine ulike prosjekter og gir deg detaljert innsyn i hvert prosjekt. Disse sidene er utformet slik at tiltakshaverne kan bli invitert som gjestebrukere og dermed få innsyn i sitt eget prosjekt. Ved å invitere tiltakshaver inn på prosjektsiden er det ikke lenger behov for å sende e-poster til hverandre. Beskjeder og fildelinger skjer direkte i monday.com. Innsynet kan være detaljer om:

• Status (Ikke startet/Igangsatt/Gjort/Avventer)
• Antatt leveringsdato
• Fremdriftsplan
• Priser
• Alle tegninger som nedlastbare filer
• All kommunikasjon mellom arkitekt/tiltakshaver/byggmester
• Avklaringer av detaljer

Ulike trinn i tegneoppdraget

Hvilken type prosjekt tegneoppdraget består av vil påvirke utseende på prosjektsiden, men nesten alle prosjekter er oppdelt i flere trinn. Siden bygges opp slik at ingen nye trinn aktiveres før det forrige er godkjent av den jeg har signert kontrakt med (normalt proffkunden, men mulig tiltakshaver). Et komplett tegneoppdrag med søknad vil ha følgende trinn:

• Trinn 1:
  Rapport med rammebetingelser
• Trinn 2:
  Skisser
  3d-pdf
• Trinn 3:
  1:100 tegninger av plan, fasader og snitt
  Situasjonsplan
  Terrengprofiler
  Sol og skyggediagram
  3d-pdf
• Trinn 4:
  Nabovarsler
  Søknad
• Trinn 5:
  Eventuelle tillegg
• Trinn 6:
  Sluttoppgjør

Oppsummering

Bestillinger av oppdrag fra Arkitekt Sandmark skjer via nettsiden monday.com og skreddersys hver proffkunde og hvert prosjekt. Dette gir både tiltakshaver og byggmester full innsyn i det aktuelle prosjektet. Bruk av denne nettsiden gir full kontroll på all kommunikasjonen som før gikk via e-post, den gir fullstendig oversikt over alle tegninger, alle ledd i prosessen og status på prosjektene.