Hva er en forhåndskonferanse?

Opprettet 30.12.19 | Arkitekt Sandmark

Alle kommuner plikter å tilby sine innbyggere en forhåndskonferanse i forbindelse med byggesaker, seksjonering og delesaker. Formålet med forhåndskonferansen er å informere om deg som tiltakshaver om rettigheter, regelverk og dokumentkrav til en byggesak.

Definisjon av en forhåndskonferanse

En forhåndskonferanse er ikke så skummel som den høres ut. Det er ikke snakk om en stor konferanse, men mer en samtale mellom byggesaksbehandler og tiltakshaver. Ofte er også arkitekt eller entreprenør (ansvarlig søker) og en jurist med på disse møtene.

Formålet med en forhåndskonferanse er å avklare rammene for byggeprosjektet og opplyse om rettighetene du har som tiltakshaver.

Byggesakforskriften (SAK10), § 6.10, sier i ledd 1

«Forhåndskonferanse etter plan- og bygningsloven § 21-1 skal avklare tiltakets forutsetninger og rammene for videre saksbehandling.»

Les mer
Les § 6.1 i SAK10

Når bør man ta en forhåndskonferanse

I utgangspunktet bør man ta en forhåndskonferanse ved alle typer byggesaker. Da får man raskt vite hvilke bestemmelser og regler som gjelder for din tomt, samt diskutere ulike tolkinger av dette regelverket.

Byggesakforskriften (SAK10), § 6.10, sier i ledd 2
«Forhåndskonferanse kan brukes i alle typer tiltak etter plan- og bygningsloven, uavhengig av størrelse og vanskelighetsgrad. Forhåndskonferanse kan også brukes for tiltak som er unntatt søknadsbehandling etter plan- og bygningsloven § 20-5 til § 20-7.»

Hvorfor det lønner seg å ta med en fagperson på en forhåndskonferanse

Byggesakforskriften (SAK10), § 6.10, sier i ledd 3
«Forhåndskonferanse avholdes før innsending av søknad. Kommunen kan innkalle berørte fagmyndigheter og andre berørte til konferansen, eventuelt etter ønske fra tiltakshaver. Kommunen og tiltakshaver eller ansvarlig søker skal på forhånd være gjensidig orientert om hvem som skal delta.»

I alle byggesaker er det en person eller et foretak som står som ansvarlig søker. Denne personen er ansvarlig for «alt» i en byggesak og bør delta på forhåndskonferansen. I de fleste tilfeller er det behov for en ansvarlig søker søker som har faglig erfaring og utdanning. Dette er med å sikre deg for eventuelle feil ved søknaden og hjelper deg å komme raskere i mål.

En fagperson vil også lettere plukke opp de små hintene som gis og kunne styre prosjektet mot et positivt vedtak.

Les også:
Ansvarsrett

Forberedelse og gjennomføring av en forhåndskonferanse

Byggesakforskriften (SAK10), § 6.10, sier i ledd 4
«Tiltakshaver skal så langt det er avklart redegjøre for tiltakets innhold, omfang, plassering, fremdrift, aktuelle ansvarlige utøvere og forutsetninger for tiltaket. Tiltakshaver skal på forhånd gi kommunen de opplysninger som er nødvendig for forberedelsen av konferansen. Kommunen kan kreve at slike opplysninger gis i nærmere fastsatt form.»

Det lønner seg alltid å stille forberedt til en forhåndskonferanse. Sørg for å ha lest gjennom gjeldende bestemmelser og laget noen skisser at det du ønsker å oppnå. Da er det lettere å finne ut av og diskutere bestemmelser som kan tolkes forskjellig.

Eksempel på tolking av bestemmelse

Et eksempel er bestemmelsen om at det «ikke er tillatt med innredning av oppholdsrom over 2. etasje». Hva skjer da om du har to etasjer + en kjeller eller en sokkel. Skal regelen tolkes som om at teksten sier at du kan maks bygge 2 etasjer uten å søke dispensasjon…eller skal den tolkes som om at du kan bygge to etasjer med kjeller eller sokkel?

Ordlyden i en bestemmelse kan tolkes forskjellig og da er det greit å ta en prat om dette på forhånd så slipper man at byggesaken trekker ut i tid.

I tilfellet over tolker Trondheim kommune at det må søkes om dispensasjon om det bygges kjeller eller sokkel med oppholdsrom. Denne bestemmelsen er knyttet til brannkrav. En enebolig med to etasjer er brannklasse 1, men en med tre etasjer kan bli brannklasse 2. Brannklassen er avhengig av hvordan planløsningen og rømningsmulighetene er i boligen.

Hva du bør forvente å få vite på en forhåndskonferanse

Byggesakforskriften (SAK10), § 6.10, sier i ledd 5
«Kommunen skal gi nødvendig informasjon om rammeforutsetninger og krav knyttet til arealplaner, infrastruktur, aktuelle lover, forskrifter og retningslinjer, dokumentasjonskrav, krav til plassering av tiltaket, behov for koordinering med aktuelle myndigheter, jf. § 6-2, kommunens praksis, saksbehandlingsrutiner, mulighet for delt søknadsbehandling, uavhengig kontroll, tilsyn, ansvarsregler, krav til ansvarlige foretak og annet av betydning. Kommunen skal opplyse om den videre saksbehandling og antatt saksbehandlingstid.»

I en forhåndskonferanse blir du kun opplyst om hvilke lover og bestemmelser som gjelder. Du får også opplysninger om hva du må søke dispensasjon for. Du vil aldri få vite om du får medhold på en dispensasjon, kun at du har rett til å søke om dispensasjon.

Referat fra en forhåndskonferanse

Byggesakforskriften (SAK10), § 6.10, sier i ledd 6

«Kommunen har ansvar for å føre referat fra forhåndskonferansen. Referatet skal dokumentere de forutsetninger som er lagt til grunn, og danner grunnlag for videre behandling. Referatet skal sluttføres i forhåndskonferansen og kommunen skal straks gjøre referatet tilgjengelig for tiltakshaver. Referatet skal følge med som saksdokument i den videre saksbehandlingen.»

Etter en forhåndskonferanse har du krav på å få et skriftlig referat med alle opplysninger om hva som er søknadspliktig. Det praktiseres litt forskjellig, men noen ganger får du referatet som en kopi etter møtet, ettersendt på e-post eller rett inn i Altinn (gjelder ansvarlige søkere som er et foretak).

Hva du ikke får vite på en forhåndskonferanse

Selv om en forhåndskonferanse gir deg mange opplysninger vil du ikke få selve dokumentene de henviser til. Disse må du selv lete frem og laste ned fra kommunens nettsider eller etterspørre fra de forskjellige avdelingene i kommunen. Aktuelle dokumenter kan være:

  • Reguleringsbestemmelser
  • Reguleringsplan
  • Vann og avløp kart
  • Kart med nabobygg med antikvarisk verdi
  • Kart med støysoner
  • Oversikt over private og offentlige veier
  • Kart med avstand til offentlige lekeplasser
  • Kart og oversikt over grunnforhold

Du vil heller ikke få et svar fra en byggesaksbehandler som kan tolkes om et vedtak. De kommer ikke til å svare deg om du stiller spørsmålet «hvis vi gjør sånn og sånn…vil vi da få godkjent prosjektet?«. Svaret du da får er «dette kan vi ikke ta stilling til før det foreligger en søknad vi kan fatte et vedtak på«.

Les også
Rammerapporter

Spesielle utfordringer med forhåndskonferanser i Trondheim

Trondheim er i vekst og det skjer mye i kommunen. I tillegg til å være i vekst er det også en kommunesammenslåing på gang med Klæbu kommune fra 01.01.2020. Dette har ført til økt press på byggesakskontoret.

Kommunen kan tape gebyrer hvis de ikke rekker å behandle byggesøknader innen fristen som er 3 uker for en byggesøknad uten dispensasjon og 12 uker for en byggesak med dispensasjon. De taper ingen gebyrer på forhåndskonferanser som er kostnadsfrie møter. Derfor vil forhåndskonferanser bli nedprioritert fra saksbehandlernes sider.

Desverre så har det seg slik at også her er det den som roper høyest som får komme inne på forhåndskonferanse først. Jeg har prøvd «snill pike» varianten med å vente på at saksbehandler tar kontakt med meg istedet for å mase, men det gir meg ingenting annet enn laaaaaaaaaaaaaang ventetid. Anbefalingen er derfor å vente 1 til 1,5 uker fra du bestiller forhåndskonferansen for så å ringe byggesakskontoret og få oppgitt navnet på saksbehandler. Deretter må du mase direkte på saksbehandleren.

En litt ufin måte å jobbe på som skaper stress hos saksbehandler, men det virker som om at det er den eneste måten å få en forhåndskonferanse innen noen uker istedet for over en måned etter bestilling.

Ønsker du flere slike tips?
Meld deg inn som medlem hos Arkitekt Sandmark

Sist revidert 19. februar 2020

Opprettet:29. desember 2019

Arkitekt Marianne Sandmark sitt profilbilde

Jeg heter Marianne og er utdannet arkitekt ved NTNU (2011).

Jeg hjelper privatpersoner med å designe boligen de alltid har drømt om og som de ikke har våget å drømme om.

  • Jeg har 8 års erfaring som arkitekt
  • Master i Arkitektur (2011)
  • Bachelorgrad i kunsthistorie (2005)
  • Tegning, form og farge på videregående (1998)
Be om et tilbud

Skriv en kommentar